Sobre la organización de eventos.
Hace ya más de dos meses, iniciamos con enorme ilusión y todo el entusiasmo que puede caber en un equipo joven con ideas y muy capaz, una serie de eventos con el único objetivo de reunir en diferentes lugares, la gastronomía y la música con un entorno de buen rollo y muy familiar.
Habíamos pasado por el desagradable pero ilustrativo encontronazo con la burocracia, en aquel caso, la de un equipo desorganizado e incomunicado entre sus propios niveles, que nos hizo perder tiempo y casi casi la ilusión. Nos referimos a la dirección de la UCM. (Universidad Complutense de Madrid).
Desde fuera parecía que no éramos capaces de acometer un evento de estas características y lo que nunca dijimos públicamente fueron la cantidad de incoherencias, trabas disfrazadas y pocas ganas de un equipo que, ahora lo sabemos, estaba con un pié en la calle.
Fuimos llegando con mucha ilusión a nuestro primer evento en un centro comercial. Habíamos firmado un contrato que tardaron en redactar más de un mes, lógicamente tendrían muchas más cosas que hacer.
Nosotros por nuestra parte solo les pedimos un apoyo técnico para el suministro eléctrico, un refuerzo en personal de limpieza , el lógico servicio de seguridad y una gestión a favor del evento entre sus clientes hosteleros, invitándoles a participar y tratar así de evitar tener un enemigo dentro.
La dirección del centro nos lo concedió todo sin dudarlo un minuto.
Teníamos a nuestro favor un buen enchufe, un recién conocido nuestro que quería entrar en el negocio de los Food Trucks, nos presentó a uno de los dueños, o representante de una de las dos partes dueñas del centro comercial.
Habíamos redactado un contrato de pruebas para convencer a los clientes del centro, los comerciantes, que este era un evento que podía hacerse mensualmente. Además el centro quería exclusividad en un radio de influencia lógico.
Había resultado fácil o eso parecía.
La organización del evento era pan comido, teníamos contrato firmado con la dirección, y además a los dueños ilusionados. Solo teníamos que llegar, enchufar y a esperar a una cantidad de público, que según el centro rondaba los 30.000 durante los fines de semana.
Llegamos, montamos, enchufamos y la primera y peor de las sorpresas. La dirección del centro no había hablado con los hosteleros. Nos prohíben vender bebidas y nos arrinconan la barra principal de cerveza de un colaborador.
Tras varios capotazos conseguimos a regañadientes que los participantes se conformaran, aunque quedaron muy tocados y por supuesto nos arrojaron todas las culpas.
Habíamos cometido, sin saberlo, una grandísima equivocación: invitar al evento al “amigo” que nos consiguió el enchufe.
No queremos hablar de él ya que no se terminaría nunca, pero si queremos dejar claro que la envidia, la maldad, la estupidez, la mezquindad, el odio, la bajeza, la vileza, la insensatez, la ruindad y la paletada, puede estar reunida en grandes dosis en una sola persona.
Disfrutó y mucho, destruyendo y envenenando a la gente, al público y a los participantes entre los que descubrimos que no todos los que considerabas amigos lo son, ni son inteligentes ni agradecidos.
Para terminar con las sorpresas el centro comercial no había tenido ni la décima parte de visitantes que decía en los últimos años, otra estafa y decimos estafa por que engañar así es estafar.
Nos quedamos con una mochila llena de basura y desilusión, nuestra imagen y credibilidad bajó todos los enteros que aun tenía y sorpresa!! los hosteleros y comerciantes del centro nos piden que repitamos, que a pesar de todo el evento les reportó mucho más que un fin de semana normal.
Pero claro esa parte que representaba una mitad de las acciones del centro había recibido el veneno en vena, un chute directo y en grandes dosis. La dirección nos confesó su interés en continuar con el asunto pero estaba presionada por la mitad de sus dueños. Mitad de un negocio que no escuchó a sus directores, ni a sus clientes, solo a una serpiente venenosa que a saber que intereses entre ambos manejan.
Un par de meses después, el mismo equipo de entusiastas organiza el primer festival de Street Food, calco del anterior, en Mallorca.
Qué huevos!!! Debieron pensar muchos.
Si, muchos huevos le pusieron pero aderezados con la misma ilusión y ganas que en las dos ocasiones anteriores.
No queremos extendernos en los detalles, pero el evento mallorquín resultó todo un éxito, de público y participantes. La dirección del centro ( en este caso un puerto deportivo) nos ha invitado a negociar una continuidad, una dirección que si habló con sus hosteleros y consiguió que algunos participaran directamente, una dirección que cumplió todos sus compromisos firmados en un contrato similar a los anteriores, una dirección que se implicó hasta el último minuto haciendo una campaña y una promoción adecuada y bien planificada, no más cara, bien planificada insisto.
A día de hoy , este mismo equipo, que para muchos sigue siendo un patito feo dentro del mundo de los eventos de Food Trucks, ha participado en varios eventos saboreando el éxito y recibiendo halagos y muestras de interés para la continuación y extensión de los acuerdos.
Un equipo humano compuesto por las mismas personas que recibieron un baño de incomprensión y que tiene programados varios para lo que queda de año y con una cartera abierta de posibles acuerdos con varios centros.
Un equipo que está a punto de comenzar un ambicioso evento en Madrid , en Moraleja Green, del que ya escribiré una vez termine y sin dejar pasar tanto tiempo.
Como final decir que los eventos se organizan entre dos partes, una contratante y otra contratada y que ambas deben remar en la buena dirección.